Cato

Outsourcing ICT

Cato (Den Haag, 235 medewerkers) is een verplegings- en verzorgingstehuis, dat ook seniorenwoningen bezit. Hun doel is ouderen zo lang mogelijk gezond te laten blijven en zelfstandig te laten wonen in een beschermde woonomgeving. Cato biedt een integrale aanpak, waarbij wonen, welzijn en zorg onlosmakelijk met elkaar verbonden zijn.

BVBICT werd in 2011 door Cato ingehuurd om hen gedurende een jaar te begeleiden bij het uitbesteden (outsourcen) van hun ICT voor wat betreft zowel techniek als verantwoordelijkheid voor techniek. Dit was geheel nieuw voor deze zorgorganisatie, die geen eigen ICT-medewerkers in dienst had. Het zorgde voor een bijzondere dimensie in het proces, omdat door het gebrek aan ICT-kennis binnen de organisatie er extra aandacht moest zijn voor de situatie na oplevering van het project: hoe behoud je als organisatie regie en controle ten aanzien van leverancier en prestaties van medewerkers en techniek. Met andere woorden: hoe blijf je als organisatie aan zet?!

BVBICT stond daarbij voor de uitdaging om niet alleen de bestaande situatie te inventariseren door middel van interviews en het in kaart brengen van documentatie, maar ook door praktisch alle ICT fysiek zelf te controleren. Op basis van de bevindingen schreef BVBICT een programma van eisen voor de nieuw te kiezen leverancier. Na het opstellen hiervan, volgde een intensief selectietraject met aandacht voor de implicaties van keuzes ten aanzien van kosten en praktijk en de te ondertekenen contracten. In het projectplan was ruimte voor een inventarisatiedocument en er werd een testplan (voor en na oplevering) in meegenomen. Tot slot volgden opleidingen voor eindgebruikers en werd het gehele project gedocumenteerd. De migratie die volgde vond in een relatief korte periode succesvol plaats.